PENYUSUNAN PERSONALIA

Manusia yang memiliki bakat, kreatifitas, tenaga, imajinasi adalah sumber daya utama organisasi. Dalam hal ini, pemimpin organisasi memiliki tugas, yaitu memperoleh tenaga kerja yang sesuai dengan kebutuhan. Oleh karena itu, penting diperhatikan bagaimana cara penarikan, penyeleksian, pengembangan, dan penggunaan sumber daya manusia tersebut dalam pencapaian tujuan organisasi. Hal ini adalah salah satu unsur penentu sukses dan tidaknya seorang manajer. Dalam artian, kesuksesan manajer juga bergantung pada cara seorang manajer menjalankan fungsi penyusunan personalianya.

Fungsi penyusunan personalia dimasukkan dalam fungsi pengarahan, yaitu bagaimana mengarahkan manusia dalam mencapai tujuan bersama. Hal ini erat kaitannya dengan fungsi organisasi, yaitu sebagai wadah manusia untuk mencapai tujuan bersama atau tujuan organisasinya.

Proses Penyusunan Personalia

Tahapan atau proses penyusunan personalia terdiri dari perencanaan sumber daya manusia, kemudian penarikan tenaga kerja, penyeleksia tenaga kerja, pengenalan dan orientasi organisasi, latihan dan pengembangan karyawan, penilaian pelaksanaan kerja karyawan, pemberian balas jasa dan penghargaan, dan perencanaan dan pengembangan karier. Proses-proses tersebut akan dibahas satu-persatu sebagai berikut.

A. Perencanaan Sumber Daya Manusia

Pemenuhan kebutuhan organisasi untuk mengisi posisi tertentu, untuk itu perlu adanya perencanaan yang terdiri atas (1) penentuan jabatan yang akan diisi, kemampuan yang dibutuhkan, serta jumlah yang dibutuhkan; (2) pemahaman pasar tenaga kerja potensial; (3) pertimbangan kondisi permintaan dan penawaran kerja.

Dalam hal penentuan spesifikasi jabatan, yang dianalisis adalah penentuan keahlian dan keterampilan yang dimiliki, tanggung jawab, pengetahuan mengenai pekerjaannya, wewenang yang dimiliki, serta hubungan yang ada pada setiap jabatan dalam suatu organisasi. Hasil dari analisis tersebut adalah deskripsi jabatan, yaitu pernyataan tertulis yang berisi tugas, wewenang, serta hubungan lini organisasi.

Sumber-sumber penawaran personalia ada dua jenis, yaitu sumber intern dan ekstern. Sumber intern berarti berasal dari organisasi itu sendiri, personalia yang demikian bisa diperoleh melalui proses:

(1)    penataran (upgrading), yaitu dengan mendidik dan memberi latihan kepada karyawan lama;

(2)    pemindahan (transferring), yaitu memindahkan karyawan dari posisi yang kurang disenangi ke posisi yang lebih disenangi, pemindahan ini harus sesuai kebutuhan;

(3)    pengangkatan (promoting), yaitu pengangkatan karyawan ke jabatan yang lebih tinggi.

Sedangkan sumber ekstern dapat diperoleh antara lain dari lamaran yang masuk secara pribadi, organisasi karyawan, kantor penempatan tenaga kerja, sekolah-sekolah, pesaing, immigrasi dan migrasi.

B. Penarikan dan Seleksi Karyawan

Proses penarikan dan seleksi karyawan ini adalah proses yang saling berkesinambungan. Metode yang bisa dilakukan untuk penarikan karyawan adalah dengan memasang iklan, menggunakan tenaga honorer, rekomendasi dari karyawan yang sedang bekerja, lamaran pribadi, lembaga-lembaga pendidikan, kantor penempatan tenaga kerja, dan serikat buruh.

Dalam hal ini, setelah melalui proses penarikan maka calon tenaga kerja tersebut harus diseleksi. Seleksi ini bertujuan untuk memilih tenaga kerja potensial untuk menduduki jabatan tertentu dari lamaran yang masuk. Proses umumnya adalah melalui wawancara pendahuluan, pengumpulan data pribadi, pengujian (tes dan psikotes), wawancara lanjutan, pemeriksaan referensi prestasi, pemeriksaan kesehatan, keputusan pribadi, dan orientasi jabatan.

C. Latihan dan Pengembangan Karyawan

Tujuan dari latihan dan pengembangan karyawan adalah untuk memperbaiki efektifitas kerja dalam mencapai hasil yang telah ditetapkan. Latihan dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan keterampilan dan teknik pelaksanaan pekerjaan tertentu, terperinci, dan rutin. Sedangkan pengembangan memiliki  ruang lingkup yang lebih luas dalam meningkatkan kemampuan, sikap, dan sifat kepribadian serta penyesuaian diri dalam perkembangan teknologi.

Ada dua jenis metode dalam latihan dan pengembangan karyawan, yaitu metode on the job dan metode off the job. Adapun bentuk metode on the job antara lain:

1. coaching, yaitu atasan memberikan bimbingan dan pengarahan langsung ketika bawahan melaksanakan tugas rutin;
2. planned progression, pemindahan karyawan dalam saluran-saluran yang ditentukan melalui tingkatan organisasi yang berbeda;
3. penugasan sementara, yaitu bawahan ditempatkan pada posisi tertentu dalam jangka waktu tertentu pula;
4.  rotasi jabatan, pemindahan karyawan melalui jabatan-jabatan yang berbeda;
5. sistem penilaian prestasi formal.

Sedangkan cara off the job, antara lain:

1. program pengembangan eksekutif, manajer berpartisipasi dalam program yang dibuka untuk umum untuk melakukan simulasi;
2. latihan laboratorium, seseorang belajar lebih sensitif terhadap lingkungan dan orang lain;
3. pengembangan organisasi, menekankan pada perubahan, pertumbuhan, dan pengembangan organisasi secara menyeluruh.

 D. Pemberian Kompensasi

Kompensasi adalah pemberian finansial kepada karyawan atas pemberian jasanya pada pekerjaan yang dilaksanakan dan menjadi motivator bagi pelaksanakan pekerjaan dimasa yang akan datang. Prinsip yang harus diperhatikan adalah prinsip keadilan, yakni melihat nilai relatif dibandingkan dengan yang lain, berdasarkan tanggung jawab yang diemban, kemampuan yang dimiliki, produktivitas, dan kegiatan manajerial.

Kompensasi ditentukan oleh tiga hal. Yang pertama adalah kesediaan untuk membayar sesuai dengan pengorbanan yang dilakukan kepada organisasi atau perusahaan. Selanjutnya kemampuan membayar yang tergantung pada pendapatan yang diterima oleh perusahaan yang tidak lepas dari produktivitas karyawan. Yang terakhir adalah persyaratan pembayaran yang mengacu pada kondisi perusahaan, peraturan pemerintah, serikat pekerja, kondisi permintaan dan penawaran tenaga kerja dan para pesaing.

Referensi

Mukhyi, Mohammad Abdul, dan Iman Hadi Saputro. 1995. Pengantar Manajemen Umum (Untuk STIE). Tanpa Kota: Gunadarma.